Планирането на събитие може да бъде отговорен процес и често може да остави у организаторите на събитието чувството на умола и претовареност. За да ви помогнем в борбата точно с това, сме подготвили списък с нашите топ 8 съвета за
успешна организация на събитие. Те ще ви помогнат да овладеете изящното изкуство на планирането и организирането на запомнящо се и ефектно събитие.
1. Започнете отрано
Започнете да планирате възможно най-скоро. Ако вашето
събитие е голямо и значимо, трябва реалистично да започнете да го планирате
от четири до шест месеца предварително. По-малките събития се нуждаят от поне
един месец, за да се планират. За да сте сигурни, че финалното изпълнение на събитието ще тече гладко, опитайте се да гарантирате, че всички доставчици са изпълнили своите договори няколко седмици преди събитието.
2. Останете гъвкави
В хода на планирането на събитието нещата ще се променят. Независимо дали е време, мястото или дори типът събитие, което хоствате, трябва да сте сигурни, че сте гъвкави и можете да отговорите на променящите се фактори.
3. Преговаряйте
Всеобща тайна е, че всичко е обект на договаряне. Не забравяйте, че при всяко събитие ще има непредвидени разходи, така че се опитайте да договорите възможно най-ниската цена. Определете бюджета си, преди да се срещнете с доставчик и предлагайте да платите с 5-10% по-ниска от първата дадена цифра. Вашият доставчик може да се дърпа, но в крайна сметка и те искат да спечелят от вашия бизнес.
4. Възлагайте
Разделете различните елементи на събитието на групи (например
приграма,
кетъринг,
украса) и делегирайте задачи и отговорности на всеки ваш помощник. Тъй като те ще са единствено отговорни само за определени задачи, те ще могат много по-добре да се концентрират и да свършат работата.
Не се нагърбвайте с всичко!
5. План Б
Рядко се случва някое събитие да премине без поне един проблем или промяна. Артикул може да не бъде доставен или пък важен човек да пристигне със закъснение.
Вие трябва да прецените кой най-важните моменти, през които вашето събитие ще племине и създайте резервен план за всеки. Така ако в бъдеще възникнат редица въпроси, лесно ще намерите решение и алтернатива
6. Преговорете
Около две седмици преди събитието преговорете целия процес на събитието. Организирайте срещи с доставчиците и мислено преминете през всеки етап - от първоначалната идея до последния момент. Често при тези срещи се виждат потенциални усложненията и грешки и ще имате време да ги коригирате.
Няколко дни преди събитието организирайте още един пробег в заведението.
7. Снимайте
Една снимка заменя хиляди думи и публикуването на положителни снимки онлайн е отличен начин да демонстрирате успеха на вашето събитие. Ако разполагате с бюджета, наемете
професионален фотограф. Той ще се погрижи за снимките, които са необходими и ще се обърнат към вас за конкретна информация. Поискайте да разгледате и портфолио, защото трябва да бъдете сигурни, че вашето събитие ще бъде запечатано подобаващо.
8. Бъдете онлайн
Събитие е идеалният начин да увеличите присъствието си в социалните мрежи. Създайте персонализиран хаштаг за събитието си в Instagram и насърчете последователите си да говорят за него. По подобен начин създайте събитие във Facebook и насърчете последователите си да го споделят. Качете вашите снимки онлайн, след като събитието приключи и активно насърчавайте потребителите да се тагват на тях. Така те ще бъдат видяни от максимално много хора.
Публикувана на: 30/07/2019
