Планирането на събитие може да бъде стресиращо преживяне. Откъде да започва с
организацията? Колко хора да поканя? Какъв да бъде
кетъринга? Това може да ви донесе главоболие, особено ако не отделите необходимото време, за да
планирате събитието предварително.
В резултат на това, хората или ще помнят дълго вашето
събитие, или ще го забравят напълно. Очевидно искате първото.
Въпросът е има ли магическа формула за
перфектна организация? Ние ще ви отговорим директно - НЕ, но пък има много стъпки, през които ако преминете, може да бъдете сигурно, че ще имате "партито на сезона".
Първа едно - Задайте целите си
Събитие без цел вероятно ще бъде бъркотия. Така че първо трябва да определите защо
организирате това събитието. Независимо дали става дума за
корпоративно събитие,
конференции и
бизнес среща или пък личен повод като
абитуриентски бал, кръщене,
коледно парти или просто
рожден ден, важно е да знаете какво искате да постигнете предварително.
Стъпка две - Създайте бюджет
Изненадващото изчерпване на парите по време на
организацията на събитието може да бъде изключително неудобство. Това също може да означава, че вашето събитие няма да развие своят потенциал, особено ако парите са свършили още преди да се стигне до важните елементи от събитийното планиране. За да избегнете това, трябва да разпределите своя бюджет за всеки ключов аспект на събитието;
място,
храна,
програма или
украса. За да ви бъде възможно най-удобно, вие може да създадете и своя
виртуален бюджет, като използвате нашия сайт, което е невероятно удобно - по всяко време с вас. и навсякъде и е напълно безплатен.
Стъпка три - Планирайте меню
Ние бихме перефразирали позната ни поговори така "Забавлението на човека минава през стамаха".
Храната е важен аспект на всяко събитие. Ако очаквате хората да прекарват часове в една стая, без да предлагате някаква форма на освежаващи напитки или хапки, с които да се подкрепя, то вие се обричате на провал. Много е важно да се уверите, че имате набор от всякакви опции - за всеки, по нещо. Затова и изборът на
кетъринг е от изключително важно значение, защото да не се лъжем - храната и алкохолът винаги са в помощ за
идеалното събитие.
Стъпка четири - Създайте списък с гости
Водете си бележки, записвайте всичко.
Създайте списък с гости, за да организарет вашето събитие както трябва. Ако е
фирмено събити, от голямо значение, добра идея е да създадете „VIP“ списък. Хората обичат да се чувстват специални и това е хубаво малко докосване, което ще помогне за генерирането на добра воля и отношение във вашите гости. Трябва да се уверите, че всеки, който трябва да е там, е бил поканен. Списъкът ви позволява да не пропускате никой, защото ако забравите да поканите главния изпълнителен директор на вашата компания, ще бъде основен фалш!
Ако не обичате да носите постоянно неудобните тетратки и тефтери с вас. Губите ги или пък ги забравяне някъде, вие може да се възползвате от нашето напълно безплатно приложение, с което може да създадете
своя списък с гости и да изпратите интерактивна покана до всеки. Това ще ви спести време, пари и 100% ще направи впечатление.
Стъпка пет - Резервирайте място
Ще ви е необходимо място за провеждане на събитието. Това е съществен аспект от
планирането на събития, тъй като провеждането на специален повод в офиса не се приема като много специално. Резервирайте място, което е подходящо за вашия списък с гости. Има идеалната атмосфера за събитието, което сте планирали (например вечеря за награди в банкетна зала), както и достатъчно място за всеки. Добре подбраното
място винаги прави впечатление.
Стъпка шест - Определете своите помощници
Още в първия етап от организацията на своето събитието, вие трябва да подберете идеалните хора, които да работят за вас и с вас. От украсата до програмата, всеки един партньор трябва да бъде добре подбран и да му имате доверие.
Стъпка седем - сигурно невероятно забавление
Тишина! Чиста, блажена тишина.
Страхотна е, особено когато имате главоболие, но когато тя е постави лапита си върху някое събитие, може да го убие. Музиката е най-добрият проятел за всяко събитие. Независимо дали става дума за
DJ, група или просто музика от YouTube, трябва да осигурите това предварително за Вашето събитие. Вероятно ще има няколко поколения хора в една стая, затова се опитайте да се забавлявате с всички!
Стъпка осем - Промотирайте събитието!
За никого не е тайна, че когато става въпрос за промоционално събитие, рекламата е от изключително значение. Ако организирате конференция или гала вечер трябва да чуят за вас, за да дойта. Плакати, напомняния и обща промоция са необходими веднага след като всички подробности за дадено събитие са вече сигурни. Не само веднъж или за ден, а чак до нощта или деня на самото събитие. Може да си мислите, че дразните хората с постоянни напомняния, но това ще им помогне да запомнят и да се появят.
Ако преминете през тези 8 стъпки, то ние сме сигурно, че вие ще имате "парти-убиец". Все пак не забравяйте да вплете и нещо лично, характрено за вас, защото все пак вие сте в основата на нещата. Забавлявайте се!
Публикувана на: 05/04/2019
